【勞動檢查】我的員工經常在外工作,出勤紀錄能否以其平常工作時間直接記載呢?

發哥(化名)經營公司多年,公司主要是針對半導體業界提供生產線設備維修、保養的服務,因此,公司的人力以設備工程師為主,且工作型態大多為駐廠服務,也就是員工通常都是直接到客戶公司報到,下班時間到了就直接回家,不用再進公司打退勤卡。

由於發哥無法確切掌握員工實際到達與離開客戶公司的時間,因此,對於員工的出勤紀錄,發哥都直接以約定好的工作時間09:00~18:00登載於出勤卡上做為出勤紀錄,員工也欣然同意。然而,發哥這樣的做法真的可行嗎?勞基法相關的規範又是如何呢?

 

雇主有置備出勤紀錄並確實記載勞工工作時間之義務

「雇主應置備勞工出勤紀錄,並保存五年」、「前項出勤紀錄,應逐日記載勞工出勤情形至分鐘為止」,前者為勞基法第30條第5項之規定,後者則為第6項,因此,只要是適用勞基法的事業單位,雇主均應確實履行上述兩項義務,不因勞工之工作型態而有差別。因此,案例中的發哥不得單純僅以「無法確切掌握員工實際工作時間」為由而免除此責任。

 

這裡要提醒的是,有些雇主會認為直接以約定好的工作時間(例如案例中所述09:00~18:00)做為出勤紀錄亦有記載至分鐘,並無違法;但第30條第6項的重點除了「記載至分鐘」外,尚包括「記載勞工出勤情形」,因此,若均  以約定好之工作時間來記載的話,顯然並非勞工真實之出勤情形,故仍屬違反勞基法規定之樣態。

 

經常在外工作者,出勤紀錄該如何做好管理

有鑑於勞工在事業場所外從事工作之類型日益增加,因此,勞動部於104年5月6日頒布了「勞工在事業場所外工作時間指導原則」,使雇主對於經常在外工作勞工出勤紀錄做成與管理能有所依循。讀者可以透過以下連結於勞動部官網來進行下載:

https://www.mol.gov.tw/1607/28162/28166/28218/28224/30380

 

雖然「勞工在事業場所外工作時間指導原則」僅為解釋性之行政規則,並非法律或法律所授權訂定之命令,但還是提醒雇主儘量以此指導原則做為管理在外工作勞工出勤紀錄之依據,較能符合勞動部之期待,也較能避免出勤紀錄在認定上之爭議。以下對於此指導原則做重點式的摘錄:

 

  1. 對於在外工作勞工之出勤情形,雇主仍有逐日予以記載之義務(第2點第4款)。
  2. 紀錄方式不以事業單位之簽到簿或出勤卡為限,可輔以電腦資訊或電子通信設備協助記載,例如:行車紀錄器、GPS紀錄器、電話、手機打卡、網路回報等(第2點第4款)。
  3. 對於在外工作勞工一日正常工時起訖之紀錄方式(紀錄之工具、由員工或雇主紀錄、回報方式)、延長工作時間之處理(是否應先行回報、是否一定時數內免回報)及認定方式、勞雇雙方應於事前「約定」之(第2點第4款、第5款)。
  4. 前項約定,應以書面勞動契約為之,並訂入工作規則(第2點第1款、第3點第1款、第3款)。

 

綜合上述,指導原則希望透過更多元化的方式來協助雇主確實紀錄在外工作勞工之出退勤時間,同時為使事業單位能落實出勤紀錄之管理,指導原則也要求勞雇雙方應將在外工作勞工工作時間之紀錄方式或認定原則透過書面勞動契約加以約定。雖說勞基法並未強制雇主應與訂定書面之勞動契約,但對於在外工作勞工之出勤管理,筆者認為書面之約定確實可以有效減少爭議與紛爭,雇主應儘量採用才是。

 

有什麼例外情形是允許雇主能夠以勞工平常工作時間直接做為出勤紀錄的呢?

勞基法施行細則第18條規定:「勞工因出差或其他原因於事業場所外從事工作致不易計算工作時間者,以平時之工作時間為其工作時間。但其實際工作時間經證明者,不在此限」,「勞工在事業場所外工作時間指導原則」第2點第2款也有相同之規定。

 

那麼,案例中發哥員工每日直接至駐廠廠區報到而無須至公司簽到退的情形,是否符合上述細則第18條所稱「於事業場所外從事工作致不易計算工作時間」之樣態呢?有高雄高等行政法院106年度訴字第21號判決可參,節錄如下:

 

惟按勞動基準法施行細則第18條規定:「勞工因出差或其他原因於事業場所外從事工作致不易計算工作時間者,以平時之工作時間為其工作時間。但其實際工作時間經證明者,不在此限。」係指勞工之工作時間得以平時之工作時間計算者,限於「因出差或其他原因」而於事業場所外從事工作致不易計算工作時間之「例外」狀況,亦即勞工本業仍屬在事業場所內從事工作,僅於例外如出差等特殊原因,方不得不「暫時」在事業場所外工作者,始得以其平時在事業場所內工作時間為其工作時間,並得毋須依勞動基準法第30條第6項規定記載其出勤情形至分鐘為止。然查,原告公司係於101年4月17日核准設立,其公司主要營業事業為工程技術顧問業、工礦顧問業、景觀室內設計業、人力派遣業等相關業務;………依此,原告員工○○○等6人均屬原告之外業務人員(即渠等本業為外勤業務),其工作地點係依原告派遣業務而定,而未曾於原告事業之營業場所內工作,則該等員工根本無渠等在原告營業場所內平時之工作時間可言。是以員工○○○等6人於原告事業場所外從事工作本為渠等之工作常態,原告要難直接適用前揭勞動基準法施行細則第18條規定而得豁免記載員工出勤之實際時間。況依原告與墾丁國家公園管理處、屏東縣政府簽訂之勞務契約均明示原告除派遣人員常駐工地、監督履約外,並應填寫監工日報表送審,則原告派遣人員從事監工性質之工作,雖工作期程非長,但其工作時間及地點仍屬可得確定,且其出勤情形並無無法記載其實際到勤及下班之時間。乃原告逕以渠等在事業場所外工作為由,而謂其毋須記載該等員工實際出勤時間云云,要屬無據。

 

從以上判決意旨可知,案例中發哥員工每日直接至駐廠廠區報到,並未符合「於事業場所外從事工作致不易計算工作時間」之樣態;且事業單位以平時工作時間直接記載於出勤紀錄,乃特殊例外之情形,不可「常態性」的以此為之。

 

故即使勞工確實經常在外工作,工作時間確實不易計算,雇主仍得遵循勞基法第30條第6項之規定,設法與勞工約定一套可詳實紀錄工作起訖時間之方式,始符合法令之要求。

 

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